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看到媒體報導某知名餐廳為慶祝周年慶舉辦買一送一優惠活動,造成民眾大排長龍,甚至有前一晚即來等候,只為索取票券。巨料此項回饋消費者的良善美意竟然造成爭端,還動用警力維持秩序,最後餐廳只好讓步提供比原訂更多數量的優惠券想彌平民怨,卻還是引起排隊民眾的強烈不滿,且還擬對該餐廳提告詐欺。其實類似促銷手法操作不當帶來的紛爭,早有前例,百貨公司周年慶及特定節慶常推出各式優惠活動,偶有消費者因不滿排隊時間過長或禮品不符期望而怨聲載道。前車之鑑,承辦者在規劃各項活動時,實在應該妥善做好因應,否則賠上信譽得不償失。

此事讓我想到自己曾在多年前舉辦過一項極為失敗的活動,提出來再次反省。彼時本單位寄發一萬多封的邀請函,內容除了有藝文表演節目外,現場提供小點心。因為不確定會來參加活動的人數,承辦人僅憑個人想像,訂購適量點心。豈料主辦單位的長官致詞結束,民眾可以開始自取點心時,那蝗蟲過境般不到十分鐘全數被取用完畢。承辦人急的趕緊到對面的商家購買補充,疲於奔命,直到商家店裡貨架上的點心全數被買走,只好跟民眾說抱歉。來不及吃到的人當然不悅,對於主辦單位頗有微詞。認為既然說好有點心可食用,怎麼不到幾分鐘時間就搶不到。結果主辦單位的好意不但民眾感受不到,還惹了大家一肚子不愉快。主辦單位歷經此次教訓,知道普遍性提供點心這個項目,絕不能在人數不確定的情況下,冒然就安排。否則面子裡子都掛不住,活動效益成負數。

承辦活動的人常會面臨吃力不討好,所以在規劃期間一定要多方面考量各種可能發生的狀況,花了經費就應該要想方設法達成預定效益,對個人是一種成就感,對組織來說也有正面的評價。幾十年的經驗累積,對於突發及異常狀況的處理,一定要備有一套因應辦法,靈活運用,才能在活動結束時劃下圓滿的句點。

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